Coordonnateur.trice à la direction

Sous l’autorité de la cheffe des communications, notre client, DEPS (Développement économique Pierre de Saurel) est à la recherche d’un ou une coordonnateur.trice à la direction assure le bon fonctionnement administratif de l’organisme en soutenant le comité directeur ainsi que la gestion du conseil d’administration. Véritable pilier organisationnel, il/elle veille à l’efficacité des opérations, à la coordination des activités et à l’amélioration continue des processus internes. 

Pourquoi rejoindre ?

• Horaire stable, du lundi au vendredi, à raison de 35 h/semaine.
• Rémunération selon la convention collective et selon l’expérience. 
• Avantages sociaux:
  • Assurance collective payée à 50 % par l’employeur.
  • Accès à la télémédecine et à un programme d’aide aux employés et à leur famille immédiate.
  • REER collectif avec contribution de l’employeur.
  • 3 semaines de vacances, excluant les 2 semaines du temps des Fêtes.

Principales responsabilités

• Soutien à la direction et à l’administration
  • Assurer la gestion et la coordination de l’agenda du comité de direction.
  • Organiser des rencontres, rédiger des comptes rendus et préparer les documents administratifs.
  • Soutenir la préparation de rapports, de documents légaux et financiers liés aux interventions du DÉPS.
  • Coordonner la documentation et les suivis liés aux conseils d’administration et aux comités.
• Gestion administrative des transactions et des contrats
  • Gérer toute la documentation légale reliée à l’organisme, incluant les relations avec, entre autres, la MRC, ClicSéqur, CNESST et les différents paliers de gouvernement.
  • Assurer le suivi administratif des contrats et ententes financières, en collaboration avec la comptabilité.
  • Assurer le suivi des contrats et des engagements financiers du DÉPS, en garantissant leur conformité et leur mise à jour régulière.
  • Assurer le lien entre le DÉPS et la firme de comptabilité externe, en facilitant la transmission des informations et des documents requis.
• Gestion des opérations et du bureau
  • Gérer les achats de fournitures de bureau et assurer l’inventaire des articles essentiels (papeterie, épicerie, etc.).
  • Assurer le bon fonctionnement des équipements de bureau (photocopieur, imprimantes, téléphones, etc.) et gérer les contrats de service.
  • Coordonner les services de la compagnie d’entretien et s’assurer du maintien des standards de propreté des locaux.
  • Gérer la réservation et l’entretien de la salle de conférence, incluant l’équipement et l’aménagement selon les besoins.
  • Servir de point de contact avec les fournisseurs et prestataires de services pour toute question logistique ou administrative.
• Soutien à l’équipe et aux projets
  • Appuyer l’équipe du DÉPS dans la réalisation des projets et événements organisés par les 3 branches : DÉPS, Tourisme région Sorel-Tracy et Talents région Sorel-Tracy.
  • Participer à l’amélioration des outils et processus internes pour optimiser l’efficacité organisationnelle.
  • Assurer le suivi des réclamations dans le cadre des demandes de subventions.

Profil recherché

• Formation : diplôme d’études collégiales (DEC) en administration, bureautique, gestion d’entreprise ou tout autre domaine pertinent.
• Expérience : minimum 5 ans d’expérience dans un rôle administratif similaire (adjoint.e de direction, adjoint.e administratif.ve, secrétaire de direction, etc.).
• Compétences clés:
  • Excellente maîtrise du français (écrit et oral) et capacité de rédaction irréprochable.
  • Anglais avancé. 
  • Sens de l’organisation, autonomie et capacité à gérer plusieurs dossiers simultanément.
  • Maîtrise de la suite Office 365 (Word, Excel, PowerPoint, Ma Ruche).
  • Connaissance de base en infographie (Canva, Adobe InDesign) – un atout.
  • Connaissance en comptabilité et utilisation de logiciels comptables – un atout