Adjointe administrative

Vous êtes reconnu(e) pour votre polyvalence, votre rigueur et votre sens de l’initiative ? Vous aimez toucher à tout et souhaitez contribuer activement à une équipe dynamique ?

Joignez-vous à notre équipe en tant qu’adjoint(e) administratif(ve) et soyez la ressource inestimable pour l’ensemble de nos équipes.

Vous jouerez un rôle essentiel auprès des membres de l’équipe du Terminal et prendrez en charge les activités administratives tout en apportant votre soutien aux équipes des opérations, de la logistique et des ressources humaines. 

• Accueillir les clients à la réception des bureaux administratifs du Terminal (signature du registre de présence, compléter certains documents d’embauche, etc.);
• Répondre aux appels téléphoniques et aux demandes de renseignements;
• Effectuer le pointage relativement aux ventes et aux achats de produits pétroliers pour le compte de l’entreprise et de nos partenaires (50% du ton temps de travail);
• Apporter son support au département de la répartition pétrole lors d’expédition de mazout marin par camion (jumeler les documents, complète des étiquettes et distribue le courrier des chauffeurs);
• Effectuer l’inventaire des wagons et s’assurer que les bons de commande soient jumelés adéquatement;
• Effectuer la mise à jour des registres lors de la réception ou de l’expédition de produit par bateau;
• Participer à l’accueil des nouveaux employés (coordonne les vêtements de sécurité, etc.);
• Effectuer des tâches de saisie de données, de vérification, de suivi et de gestion document (Fichier des vacances ou autre);
• Organiser différents événements corporatifs (événements corporatifs, activités de groupe, implication communautaire, etc.);
• Assurer la gestion et effectuer les achats des fournitures de bureau (la vérification et l’approbation des factures, etc.);
• Effectuer la gestion du courrier interne et externe (Purolator ou autres)

• Formation en administration, secrétariat ou dans un domaine connexe ;
• Un minimum de 5 ans d’expérience est requis;
• Polyvalence et apprécier toucher à une diversité de tâches;
• Excellente maîtrise de la suite MS Office (Word, Excel, Outlook, PowerPoint) ;
• Grande autonomie, sens de l’organisation et esprit d’équipe ;
• Le poste est 100% en présentiel (Du lundi au vendredi)
• Heure de travail 8h00 à 16h00 (Il est possible de débuter à 7h30.)
• Anglais (Un atout)