Chargé(e) de l’administration, de la gouvernance et de la logistique (Développement économique Pierre-De Saurel)

La région de Sorel-Tracy vit une transformation sans précédent. Portée par une effervescence de développement économique, industriel, maritime et résidentiel, la région est en pleine ébullition. Vous souhaitez jouer un rôle central au cœur de cette dynamique inouïe? Développement économique Pierre-De Saurel (DÉPS) soutient le développement économique, commercial et touristique du territoire de la MRC de Pierre-De Saurel. 

Dans le cadre d’une révision de son organisation du travail, DÉPS crée un poste intermédiaire dédié à l’administration, à la gouvernance et à la logistique.

La personne agit comme point d’ancrage administratif et de gouvernance de l’organisation. Elle soutient directement la direction générale, le conseil d’administration, ses comités et l’ensemble de l’équipe. Elle traite un volume important d’information confidentielle liée directement à la mission de l’organisation, assure l’accueil des visiteurs, la coordination de plusieurs activités corporatives et contribue à la continuité des opérations administratives et de la logistique du bureau de l’organisation.

Supérieur immédiat : Directeur général

Sommaire des tâches et responsabilités

Gouvernance et soutien au conseil d’administration

• Préparer, coordonner et assurer le suivi des documents destinés au conseil d’administration, à ses officiers et à ses comités;
• Préparer les rencontres statutaires, en assurer le suivi et veiller à la coordination des obligations légales et corporatives;
• Veiller à l’application et à la mise à jour des politiques, des règlements, des procédures administratives et des outils de gouvernance;
• Coordonner l’assemblée générale annuelle, les élections du conseil d’administration et la production du rapport annuel;
• Assurer les suivis administratifs découlant des décisions du conseil d’administration;

Soutien administratif et stratégique à la direction générale 

• Assurer étroitement un soutien administratif et stratégique direct à la direction générale ainsi qu’aux gestionnaires;
• Agir à titre de personne ressource auprès de la direction générale et de l’équipe de gestion relativement aux suivis administratifs et de gouvernance;
• Assurer le traitement et le suivi des demandes adressées à la direction générale et aux instances de gouvernance;
• Participer aux rencontres de l’équipe de gestion et assurer le suivi administratif des décisions, des plans d’action et des dossiers organisationnels qui en découlent;
• Effectuer le suivi de dossiers stratégiques et confidentiels;
• Coordonner certaines rencontres internes, externes et régionales;
• Produire des tableaux de bord, des suivis administratifs et des outils de gestion;

Gestion documentaire corporative et dossiers confidentiels

• Agir à titre de personne responsable de la gestion documentaire corporative et de l’intégrité des registres administratifs et de gouvernance de l’organisation;
• Piloter le projet de transformation des pratiques de gestion documentaire de l’organisation, la refonte des processus et la réévaluation des outils;
• Assurer la gestion et la conservation des documents corporatifs, stratégiques et confidentiels;
• Participer à la préparation de dossiers liés aux relations de travail, à la planification organisationnelle et aux décisions du conseil d’administration;
• Traiter des renseignements confidentiels concernant les employés, la direction générale, les membres de la gouvernance et les relations avec les clients, dans le respect de la confidentialité des données personnelles;
• Assurer le suivi administratif de dossiers sensibles confiés par la direction générale ou le conseil d’administration;

Coordination organisationnelle et soutien logistique des activités corporatives

• Prendre en charge les besoins logistiques et la gestion courante du bureau (fournitures, commandes, inventaires, relations avec les fournisseurs, etc.)
• Soutenir la logistique des rencontres, de certains événements et des activités corporatives en appui à l’équipe en place;
• Assurer le suivi administratif des formations, des rencontres d’équipe et des activités corporatives;
• Participer à l’amélioration continue des processus administratifs, technologiques et documentaires;

Soutien aux gestionnaires et à l’équipe

• Offrir un soutien administratif transversal aux directions et aux professionnels;
• Soutenir les gestionnaires dans la production, la mise en forme et le suivi des documents administratifs;
• Assurer la circulation de l’information et la coordination de certains projets internes;
• Assurer certains suivis administratifs liés au cycle de vie des employés, notamment l’accueil, l’intégration, la tenue de dossiers administratifs et la coordination de certaines activités internes;
• Contribuer au maintien et à la mise à jour de certains dossiers, politiques, procédures et outils liés aux ressources humaines;

Accueil des visiteurs et point de contact administratif

• Assurer l’accueil et un soutien de première ligne aux visiteurs, aux partenaires et aux intervenants externes, en collaboration avec les collègues;
• Assurer la coordination, le traitement et l’acheminement des demandes adressées à la direction générale, aux instances de gouvernance et à l’organisation;
• Agir comme point de contact administratif auprès des partenaires, des membres du conseil d’administration, des collaborateurs et des parties prenantes;
• Accomplir toute autre tâche connexe en lien avec la mission de l’organisation;

Exigences

• Diplôme d’études collégiales (DEC) ou universitaire dans un domaine pertinent à l’emploi;
• Minimum de cinq (5) années d’expérience dans des fonctions de coordination administrative, de gouvernance ou de soutien à la direction;
  • L’expérience dans la préparation et le suivi des travaux d’un conseil d’administration ou de comités et un atout important;
• Expérience marquée dans la gestion de dossiers confidentiels et la coordination de processus administratifs complexes, un souci du détail et une discrétion irréprochable quant à la confidentialité des données;
• Autonomie et de proactivité, et aimer travailler autant en solo qu’en équipe;
• Grand sens de l’organisation et de la priorisation des tâches;
• Sens développé du service à la clientèle, d’excellentes habiletés de communication à l’oral et à l’écrit, 
• Excellente maîtrise du français oral et écrit et aisance fonctionnelle de l’anglais (un atout);
• Maîtrise des outils de la suite Microsoft 365;

Spécificités du poste

• Poste rattaché à la direction générale;
• Horaire de travail flexible à raison de 35 heures par semaine généralement aligné sur les heures d’ouverture des bureaux
• Salaire à déterminer selon l’expérience à partir de 65 000$;
• Congés payés durant les Fêtes (bureaux fermés ~2 semaines)
• Assurances collectives (50 % payée par l’employeur)
• REER collectif avec contribution de l’employeur
• Télémédecine et programme d’aide aux employés et à leur famille immédiate
• Horaire d’été (vendredi après-midi libre)
• Allocation monétaire pour l’utilisation du téléphone cellulaire
• Accès à un budget de formation continue et à des opportunités de développement professionnel 
• Environnement de travail humain, collaboratif et axé sur la qualité de vie.